Apostil Nedir?

Apostil şerhi uygulamada en çok merak edilen konular arasında yer almaktadır. Bu nedenle uluslararası niteliği olması ve çok önemli hukuki işlemler için gerekli olması bakımından apostil işlemlerine önem vermek gerekir.

Apostil, bir belgenin gerçekliğinin tasdik edilerek Lahey Konferansı’na üye veya taraf ülkeler arasında yasal olarak kullanılmasını sağlayan bir belge onay sistemidir. Apostil resmi belgeler için alınır ve bu belgelerin yurt dışında geçerli olmasını sağlar. Bununla birlikte yurt dışında apostil şerhi konulan belgelerin Türkiye’de geçerli şekilde kullanılmasını sağlar. “Lahey Konvansiyonu” ile 6 Ekim 1961’de apostil şerhinin genel kuralları ve şartları belirlenmiştir.

Apostil milletlerarası özel hukukta bulunan diğer kurum olan tanıma ve tenfiz ile karıştırılmamalıdır. Tanıma ve tenfiz yalnızca mahkeme kararları için uygulanan bir usuldür.

Apostil Nereden Yaptırılır?

Apostilin nereden yaptırılacağı ülkeden ülkeye değişkenlik gösteren bir durumdur. Her ülke kendi apostil kurumunu belirleme egemenliğine sahip olduğu için apostil kurumu değişebiliyor. Ancak Türkiye için söyleyecek olursak, idari belgelere apostil belgesi konulacaksa;

• Valilikler
• Valiler
• Valiler adına vali yardımcıları
• Vali adına hukuk işleri müdürü
• Kaymakamlıklar yetkilidir.

Adli evrakların apostil edilmesi içinde ise,

• Ağır Ceza Mahkemesi kurulmuş olan yerlerde adli yargı adalet komisyonu başkanlıkları yetkilidir.

Belgede Olması Gerekenler Nelerdir?

Apostil hem ulusal hem de uluslararası alanda önemli bir fonksiyona sahiptir. Resmi belgelere konulması gereken bu apostil şerhinde bulunması gereken bazı zorunlu unsurlar yer almaktadır. Bunları şu şekilde açabiliriz;

• Belgenin düzenlendiği ülke
• Belgeyi düzenleyenin kim olduğu
• Belgeye imza atan kişinin resmi sıfatı
• Belgede yer alan mührün hangi makam tarafından basıldığı
• Apostil şerhinin tarihi
• İşlemleri gerçekleştiren makama ait kaşe veya mühür
• Apostil şerhini düzenleyen yetkilinin imzası
• Şerh numara, tarih ve basıldığı yer

Apostil Ücreti

Apostil şerhinin vurulması için ayrıca bir ücret bulunmamaktadır. Yalnızca işlem gerçekleşene kadar yapılacak birtakım masraflara katlanmak söz konusu olabilir. Örneğin evrakın çevirisi için tercüman, noterde işlem yapılacaksa noter ücreti veya zorunlu olmasa da işlemlerin doğru sağlıklı ve hızlı şekilde takip edilmesi için bir avukat yardımı alınması neticesinde avukatlık ücreti söz konusu olabilir. Bu bahsedilen ücretlerde devlete değil yalnızca işleme göre kişiye ödenir.

Hangi Davalarda Apostil Şerhi Gereklidir?

Apostil şerhinin nerede yaptırılacağı ile ilgili yukarıda açıklama yaparken adli işlemlerden söz ettik. Bu başlık altında yalnızca adli işlemlerde apostil şerhinden bahsedeceğiz. Ancak her adli iş için apostil şerhinin söz konusu olmayacağını da belirtmek gerekir.

Yani Apostilin konulacağı belgeler arasında birtakım adli işlemler yer almaz. Bunlara verilecek örnek ceza davalarından doğan işlemlerdir. Kişiler bir hukuk mahkemesinin verdiği hükme apostil şerhini koyabilirken -örneğin boşanma, tazminat davası- ceza davalarında bu durum söz konusu değildir. Örneğin Almanya’da bir kişi için verilen hapis cezasına ilişkin evrakı Türkiye’ye getirip apostil şerhi işlemek söz konusu olamaz.

Hangi Belgeler İçin Apostil Şerhi Geçerlidir?

Apostil şerhinin her belgeye konulamayacağını yukarıda izah ettik. Hangi belgelere apostil şerhinin konulabileceğini ve konulamayacağını belirtecek olursak;

İlk olarak apostil şerhi geçerli olan belgeler;

• İdari belgeler
• Noter senetleri
• Özel sıfat ile imzalanmış belgelerin üzerine konulup belge kaydının veya belirli bir tarihte mevcut olduğunun ve imzaların doğruluğunun resmi makam ve noterler tarafından tasdiki gibi beyanlar
• Devletin herhangi bir yargı organına yahut mahkemesine bağlı makam veya görevli memur tarafından düzenlenen belgeler, örneğin mahkeme kararı (Savcı, zabıt kâtibi, adliye memurunun verdikleri dâhil)

Apostil şerhi geçerli olmayan belgeler:

• Diplomasi yahut konsolosluk memurlarının düzenlendikleri belgeler
• Ticaret yahut gümrük işlemleri ile doğrudan ilgili olan idari belgeler, apostil şerhi geçerli olamayan belgelerdir.

Apostil Ülkeleri

Yukarıda da izah ettiğimiz üzere apostil Lahey konvansiyonuna taraf olan ülkeler arasında geçerlidir. Bu nedenle bu sözleşmeye taraf olan devletler apostil talep ederler. Bu devletleri belirtmek gerekirse;

Apostil şerhi arayan ülkeler:

• Arnavutluk
• Andorra
• Antigua ve Barbuda
• Arjantin
• Ermenistan
• Avustralya
• Avusturya
• Azerbaycan
• Bahamalar
• Bahreyn
• Barbados
• Belarus
• Belçika
• Belize
• Bolivya
• Bosna Hersek
• Botsvana
• Brezilya
• Brunei Sultanlığı
• Bulgaristan
• Burundi
• Yeşil Burun Adaları
• Şili
• Çin (Hong Kong)
• Çin (Makao)
• Kolombiya
• Cook Adaları
• Kosta Rika
• Hırvatistan
• Kıbrıs
• Çek Cumhuriyeti
• Danimarka
• Dominika
• Dominik Cumhuriyeti
• Ekvador
• El Salvador
• Estonya
• Eswatini (eski adıyla Svaziland)
• Fiji
• Finlandiya
• Fransa
• Gürcistan
• Almanya
• Yunanistan
• Grenada
• Guatemala
• Guyana
• Honduras
• Macaristan
• İzlanda
• Hindistan
• İrlanda
• İsrail
• İtalya
• Japonya
• Kazakistan
• Kore Cumhuriyeti
• Kosova
• Kırgızistan
• Letonya
• Lesoto
• Liberya
• Lihtenştayn
• Litvanya
• Lüksemburg
• Malavi
• Malta
• Marshall Adaları
• Mauritius
• Meksika
• Monako
• Moğolistan
• Karadağ
• Fas
• Namibya
• Hollanda
• Yeni Zelanda
• Nikaragua
• Niue
• Norveç
• Umman
• Palau
• Panama
• Paraguay
• Peru
• Filipinler
• Polonya
• Portekiz
• Moldova Cumhuriyeti
• Kuzey Makedonya Cumhuriyeti
• Romanya
• Rusya Federasyonu
• Saint Kitts ve Nevis
• Saint Lucia
• Saint Vincent ve Grenadinler
• Samoa
• San Marino
• Sao Tome ve Principe
• Sırbistan
• Seyşel Adaları
• Slovakya
• Slovenya
• Güney Afrika
• İspanya
• Surinam
• İsveç
• İsviçre
• Tacikistan
• Tonga
• Trinidad ve Tobago
• Tunus
• Türkiye
• Ukrayna
• Birleşik Krallık
• Amerika Birleşik Devletleri
• Uruguay
• Özbekistan
• Vanuatu
• Venezuela

Apostil şerhi aramayan ülkeler: Bu sözleşmeye taraf olmayan devletler resmi belgelerin onaylanmasında apostil uygulamasını aramazlar. Dolayısıyla söz konusu işlemler bu ülkelerde farklı şekilde yürür.

Apostil Tercümesi

Apostil, başka bir devletin resmi belgesinin başka bir devlette geçerlilik kazanması işlemi olduğundan belgenin aslı yabancı dildedir. Bu nedenle belgenin apostil edilmesi için yeminli tercüman tarafından belge Türkçeye tercüme edilmelidir. Bu işlemden sonra belgenin tercüme edilmiş hali ile apostil şerhi koyacak makama gidilmesi gerekir.

E-Apostil Nedir?

2019 yılı itibariyle e-apostil hizmeti başlamıştır. Apostil şerhinin sınırlı alanda da olsa elektronik ortam üzerinden alınmasını sağlar. Başlangıç olarak apostilli sabıka kaydı ve mahkeme kararları sistem üzerinden alınabilecek. Bu sisteme e-devlet üzerinden giriş yapılıyor. Burada adli sicil kaydı için 25 TL mahkeme kararları için 50 TL apostil ücreti ödenir.

e-Apostil, www.eapostil.gov.tr sitesi üzerinden, apostil uygulanması istenen belge için başvuruda bulunulması, başvurunun apostil uygulamaya yetkili kılınmış kuruma (Adalet Bakanlığı veya İçişleri Bakanlığı) iletilmesi, yetkili kurumun ilgili belgeyi elektronik ortamda oluşturması ve güvenli veri iletim yolları kullanılarak başvuruda bulunan kişiye yine www.eapostil.gov.tr sitesi üzerinden teslim edilmesi aşamalarından oluşmaktadır.

Aşağıdaki belgelere ilişkin çalışmalar devam etmektedir:

• Nüfus Kayıt Örneği
• Doğum Kayıt Örneği
• Ölüm Kayıt Örneği
• Evlenme Kayıt Örneği
• İsim Denklik Belgesi
• Diploma
• Transkript
• Şirket kuruluş belgeleri, iş bitirme belgeleri

Apostilin Geçerlilik Süresi Nedir?

Bir resmi belgeye apostil şerhi geçerli şekilde konulduysa o Apostilin geçerlilik süresi ilgili belgenin geçerliliğine bağlıdır. Yani belge, geçerliliğini kaybettiği an apostil şerhi de buna bağlı olarak geçerliliğini kaybeder.

Boşanmanın Tanınmasında Apostil Şerhi

Yabancı bir devlet mahkemesi tarafından verilen boşanma kararının geçerlilik kazanabilmesi için tanıma usulüne başvurmak gerekir. Ancak 2018 yılında getirilen yeni düzenleme ile sadece tanıma işlemi yapılacaksa bu işlem nüfus müdürlüğünden yapılabilir.

Boşanma kararına ek olarak nafaka tazminat gibi kararlara da hükmedildiyse bunlar için tanıma yetmez ayrıca tenfiz davası da gerekecektir. Ancak ister tanıma işlemi olsun ister tenfiz davası bu hükmün icrası için apostil işlemi zorunludur. Son olarak boşanma kararlarının tanıma ve tenfizi için gerekli olan belgeler şu şekildedir:

• Yabancı Devlet mahkemesince verilen kesinleşmiş kararın aslı (kararda kesinleştiğine dair ibare-mühür vb. bulunmalıdır)
• Mahkeme kararı için alınmış apostil şerhi
• Yukarıda bahsettiğimiz şekilde apostil tercümesi,
• Kararın ve kesinleşme şerhinin yeminli tercüman tarafından tercüme edilmesinden sonra noterden alınan onay.

Apostil Mühürlü Sabıka Kaydı

Sabıka kaydı kişilerin geçmişte işledikleri suçların kaydı olarak tanımlanır. İkamet izni veya başka izinler için göç idaresine başvuran yabancılardan bazen apostil şerhi konmuş sabıka kayıtları istenebilir. Bu belge Türk makamlar tarafından istendiği için yabancı kişi bunu kendi devlet makamından almak zorundadır.

Bu belge çoğu zaman kişinin bağlı olduğu devletin adalet bakanlığı tarafından düzenlenir. Bu nedenle kişi veya görevlendirdiği vekili tarafından bu belgenin alınması gerekir.

Apostilli Diploma veya ÖSYM Belgesi

Bu belgelerin apostile edilmesi için şu yolun izlenmesi zorunluluğu vardır.

• Öncelikle diplomanın yahut ÖSYM sınav sonuç belgesinin aslı ile yeminli tercümana gidilmesi ve tercümesi gerekli diye Türkçeye tercüme edilmelidir.
• Ardından yeminli tercüme işleminin yapıldığı yerde bulunan Noter tarafından bu tercüme onaylatılmalıdır.
• Son olarak apostil işlemleri için illerde Valilik ilçelerde Kaymakamlık makamlarına başvurmak gerekir.

Ticaret Şirketlerinin İşlemlerinde Apostil Şerhi

Ticari evraklarla ilgili olarak yabancı ülkeden şirketin ana sözleşmesi yahut kuruluş sözleşmesi istenir. Genellikle şube veya temsilcilik açma işlemlerinde bu prosedür görülür. Şirketin izlemesi gereken yol ise yukarıda diploma işlemlerinde bahsettiğimizin yol ile aynıdır. Yani ilk olarak evraklar tercüme edilmeli, ardından notere tasdik edilmeli ve son olarak da valilik veya kaymakamlıkça apostil edilmelidir.

Apostil Şerhine Alternatif

Apostil uygulaması ülkeler arasında resmi evraklara kolayca geçerlilik sağlanması maksadıyla geliştirilmiş bir çözüm metodudur. Ancak bu uygulamaya alternatif tek yol ise yabancı devletin düzenlediği evrakın Türkiye’deki temsilcisi tarafından onaylanmasıdır. Ancak bu prosedür apostile göre daha uzun ve yavaş bir süreçtir. Temsilciliğin aldığı karar yabancı devlette sorgulanır ve değerlendirilir. Bu nedenle apostile göre yavaş olduğundan pek tercih edilmez.

Apostil Şerhinin İptal Olması

Apostil şerhinin geçerli olması için yukarıda saydığımız yollardan geçmesi şartlara uygun olması gerekir. Örneğin noterin tasdik etmediği bir apostil şerhi geçerlilik kazanmaz. Veya belge Lahey konvansiyonuna taraf olmayan devlet tarafından düzenlendiyse yine geçerlilik kazanmaz. Yine geçerlilik şartı taşımayan veya sonradan geçersiz halen apostil de iptal edilebilir. Yukarıda apostilin, belgenin geçerliliğine bağlı olduğunu söylemiştik. Belge, geçerliliğini yitirirse apostil de geçerliliğini yitirir.

Apostil İşlemlerinde Avukat Desteğinin Önemi

Apostil yalnızca belgenin ilgili kuruma götürülüp tasdik edilmesinden oluşmaz. Bireyler belgeyi aldıkları devletin Lahey Konvansiyonuna taraf olduğuna bilmeyebilir ve bunun nasıl araştırılacağı konusunda yeterli hukuki donanıma sahip olmayabilir. Yine belgenin hangi yol izlenerek apostil edileceği konusu da yeterli hukuki donanım olmadan tespit edilmesi zor olan bir durumdur. İşlemlerin en başından en sonuna kadar doğru sağlıklı ve hızlı şekilde yürütülmesi hukuki danışmanlık almayı gerektiren bir durumdur. Bu nedenle kişilerin apostil işlemlerini avukat yardımı alarak takip etmelerinde kendileri lehine büyük yarar söz konusudur.

Av. Ahmet EKİN& Stj Av. Muzaffer TAŞ